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知识产权贯标

小马知识产权贯标提供一站式贯标认证,解决企业贯标认证难,费用高等问题。企业知识产权管理规范的标准由国家知识产权局制订,经由国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会批准颁布。

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IPMS贯标认证常见问题解答

1、申请知识产权管理体系认证需提交哪些文件? 

依申请认证类型(初次认证、再认证以及变更等)的不同,分别提交如下申请材料:

1. 申请初次认证材料

1.1 申请组织相关材料

1) 营业执照副本(事业法人证书/上级机关批准组织成立文件)及年检证明的复印件(包括各下属组织的营业执照副本(事业法人证书/上级机关批准组织成立文件)及年检证明的复印件)

2) 组织机构代码证的复印件(包括各下属组织的组织机构代码证的复印件)

3) 申请组织简介(包括组织架构图)

4) 主要业务流程图(制造型、服务型等各类型组织均需提供)

5) 申请组织资质证明的复印件

如:高新技术企业

       国家/省/市级知识产权示范企业

       国家/省/市级知识产权试点企业

       国家/省/市级知识产权优势企业

       其他相关资质证明文件或未涉及

6) 如申请认证的业务领域属国家行政许可范围的应提供以下许可证书的复印件

如:工业产品生产许可证

       3C 证书

       特种设备制造许可证

       建筑企业资质

       安全生产许可证

       食品生产/食品流通/餐饮服务许可证

       出口食品生产企业备案证明

       其他行业资质证书或未涉及

7) 本组织管理体系包括临时场所/多场所/子证书并提供以下认证申请书/合同附表

 《多场所分布表》(申请书附表1)

 《本次认证所含子证书名单》(申请书附表2)未涉及

8) 申请组织承诺遵守国家相关法律法规提供真实有效材料的声明性文件

1.2 申请认证审核材料

1) 申请认证管理体系文件,包括但不限于以下内容(同一文件可包含多项内容):

      知识产权管理体系方针和目标

      受控的管理体系手册(含体系文件发布令)

      程序文件

      记录文件

      管理体系架构(职能分配)

      组织内审和管理评审的证明记录文件

      适用性声明

      本体系文件涉密或敏感性声明

      本体系所覆盖范围的活动或过程相关的国家法律法规文件及清单

      体系相关其他文件                      

      系文件清单(包括体系文件发布令、程序控制以及过程记录等文件清单)

2) 申请认证体系文件与对应标准(GB/T 29490-2013)要求的对照说明

3) 其他补充材料                                                                                                                                                                                 

    2、提出申请需要什么条件?

    答:企业提交申请需满足三个条件:(1)建立文件化的知识产权管理体系并实施运行三个月以上;(2)至少完成一次内部审核和管理评审;(3)知识产权管理体系运行期间及建立体系前的一年内未受到主管部门行政处罚。

    3、认证审核费需要缴纳多少?

    答:认证审核费由三部分构成:申请费1000元,审定与注册费2000元,审核费4000元每人日。

    4、人日数如何确定?

    答:人日数根据知识产权管理体系规模、审核准则等因素确定。

    5、认证合同什么时候签订?

    答:根据企业提交的申请材料,在确定人日数以后1至2个工作日内可签订认证合同。

    6、企业是必须要有内审员吗?

    答:原则上企业应有内审员。

    7、对申请企业的专利、商标、版权等有数量要求吗?

    答:没有。

    8、有没有审核细则之类的文件?

    答:审核细则作为公司内部文件,仅供审核员使用。

    9、母子公司可以一起申请吗?

    答:可以。

    10、年金什么时候缴纳?

    答:年金在监督审核时缴纳。

    11、内部审核、管理评审都需要提交什么材料?

   答:内部审核需提交内部审核计划、内部审核报告、内部审核记录、内部审核首末次会议签到表、不符合项及整改记录;管理评审需提交管理评审计划、管理评审报告、管理评审签到表。

   12、管理评审还没有做,是否可先提交申请?

   答:可以先提交申请。

   13、能否给企业做一对一的辅导?

   答:根据认监委等相关机构的相关要求,认证机构不能给企业做辅导。

   14、关于知识产权组织机构图,如果知识产权管理工作外包,没有知识产权部门,也没有专职的知识产权工作人员。知识产权组织机构图如何体现,是否需要设立知识产权部门?

   答:可以不设置知识产权部,但组织机构图要体现知识产权管理职能。

   15、标准中哪些条款可以删除?

   答:标准中7.3.2、7.3.3、7.3.4、7.3.5、7.4.3可以删减,是否删减由企业自行决定,删除以后证书的认证范围中不再体现相关条款的内容。对于删减条款是否合理,审核组在现场审核时会予以核实。其他条款的删减可以根据企业的具体情况,由审核组来决定。

   16、研发型企业不涉及生产,比如软件开发公司,可以申请知识产权管理体系认证吗?

   答:可以。

   17、程序文件、记录文件必须提交吗?

   答:标准中要求的10处程序文件必须提交,记录文件随程序文件一并提交。

   18、企业要承担审核员往返的交通费吗?审核员都是从北京出发吗?

   答:我公司本着为企业节省费用的原则,一个审核组一次至少安排两家或两家以上的企业进行审核,每家企业只需要承担审核员单次的交通费及食宿费即可,但个别企业特殊要求的情形除外。审核员不一定从北京出发,公司一般会本着便利企业、为企业减负的原则,根据企业所在地就近安排审核人员,以减少企业成本。

   19、企业通过了质量管理体系认证,相关与知识产权认证重合的文件是否可以沿用?如果可以,怎么编号?

   答:能否沿用,要看是否符合企业知识产权管理的要求。文件编号可按照文件控制程序的规定进行。

   20、知识产权管理体系覆盖范围与主营业务范围的关系?

   答:知识产权管理体系覆盖范围要小于/等于主营业务范围,最终的覆盖范围以证书确认件范围为准。

   21、主要业务流程图,可以交总的流程图吗?还是必须要交每一环节细致的流程图?

   答:都可以,只要能清楚表达各个过程之间的相互关系即可。

   22、受理的条件?

   答:受理要满足三个条件:签订认证合同、缴纳认证费用、提交完整的申请材料,即可受理。

   23、文审什么时候做?

   答:完成受理后即可做文审。

   24、现场审核通过后多久可以获证?获证后如何查询获证信息?

   答:现场审核通过后,相关审核资料进入审定流程,审定通过后一周左右即可获证。获证后,我公司会及时将获证信息上报认监委,获证企业可登录认监委网站查询获证信息或登录我公司网站查询。

   25、现场审核通过后都可以获证吗?

   答:现场审核通过后,根据不符合项的多少和严重程度,企业应在审核组规定的期限内完成整改之后,审核组关闭不符合项并提交审定,审定通过后即可获证。

   26、证书内项目变更需要提交什么材料?

   答:认证企业有地址、名称等项目发生变动,可以向公司业务部提交《证书变更申请表》(可在公司网站下载)及相关材料,并缴纳换证费100元。

   27、监督审核需要提交什么材料?会提前通知吗?

   答:根据工作流程,公司业务部会在监督审核前两个月给企业发送监督审核通知书,并附所需填写的文件材料,通知并联系监督审核时间。

   28、监督审核时可以申请扩大范围认证吗?

   答:可以,扩大或缩小范围都可以申请,需要现场审核时进行确认。

IPMS贯标认证常见问题解答

1、申请知识产权管理体系认证需提交哪些文件? 

依申请认证类型(初次认证、再认证以及变更等)的不同,分别提交如下申请材料:

1. 申请初次认证材料

1.1 申请组织相关材料

1) 营业执照副本(事业法人证书/上级机关批准组织成立文件)及年检证明的复印件(包括各下属组织的营业执照副本(事业法人证书/上级机关批准组织成立文件)及年检证明的复印件)

2) 组织机构代码证的复印件(包括各下属组织的组织机构代码证的复印件)

3) 申请组织简介(包括组织架构图)

4) 主要业务流程图(制造型、服务型等各类型组织均需提供)

5) 申请组织资质证明的复印件

如:高新技术企业

       国家/省/市级知识产权示范企业

       国家/省/市级知识产权试点企业

       国家/省/市级知识产权优势企业

       其他相关资质证明文件或未涉及

6) 如申请认证的业务领域属国家行政许可范围的应提供以下许可证书的复印件

如:工业产品生产许可证

       3C 证书

       特种设备制造许可证

       建筑企业资质

       安全生产许可证

       食品生产/食品流通/餐饮服务许可证

       出口食品生产企业备案证明

       其他行业资质证书或未涉及

7) 本组织管理体系包括临时场所/多场所/子证书并提供以下认证申请书/合同附表

 《多场所分布表》(申请书附表1)

 《本次认证所含子证书名单》(申请书附表2)未涉及

8) 申请组织承诺遵守国家相关法律法规提供真实有效材料的声明性文件

1.2 申请认证审核材料

1) 申请认证管理体系文件,包括但不限于以下内容(同一文件可包含多项内容):

      知识产权管理体系方针和目标

      受控的管理体系手册(含体系文件发布令)

      程序文件

      记录文件

      管理体系架构(职能分配)

      组织内审和管理评审的证明记录文件

      适用性声明

      本体系文件涉密或敏感性声明

      本体系所覆盖范围的活动或过程相关的国家法律法规文件及清单

      体系相关其他文件                      

      系文件清单(包括体系文件发布令、程序控制以及过程记录等文件清单)

2) 申请认证体系文件与对应标准(GB/T 29490-2013)要求的对照说明

3) 其他补充材料                                                                                                                                                                                 

    2、提出申请需要什么条件?

    答:企业提交申请需满足三个条件:(1)建立文件化的知识产权管理体系并实施运行三个月以上;(2)至少完成一次内部审核和管理评审;(3)知识产权管理体系运行期间及建立体系前的一年内未受到主管部门行政处罚。

    3、认证审核费需要缴纳多少?

    答:认证审核费由三部分构成:申请费1000元,审定与注册费2000元,审核费4000元每人日。

    4、人日数如何确定?

    答:人日数根据知识产权管理体系规模、审核准则等因素确定。

    5、认证合同什么时候签订?

    答:根据企业提交的申请材料,在确定人日数以后1至2个工作日内可签订认证合同。

    6、企业是必须要有内审员吗?

    答:原则上企业应有内审员。

    7、对申请企业的专利、商标、版权等有数量要求吗?

    答:没有。

    8、有没有审核细则之类的文件?

    答:审核细则作为公司内部文件,仅供审核员使用。

    9、母子公司可以一起申请吗?

    答:可以。

    10、年金什么时候缴纳?

    答:年金在监督审核时缴纳。

    11、内部审核、管理评审都需要提交什么材料?

   答:内部审核需提交内部审核计划、内部审核报告、内部审核记录、内部审核首末次会议签到表、不符合项及整改记录;管理评审需提交管理评审计划、管理评审报告、管理评审签到表。

   12、管理评审还没有做,是否可先提交申请?

   答:可以先提交申请。

   13、能否给企业做一对一的辅导?

   答:根据认监委等相关机构的相关要求,认证机构不能给企业做辅导。

   14、关于知识产权组织机构图,如果知识产权管理工作外包,没有知识产权部门,也没有专职的知识产权工作人员。知识产权组织机构图如何体现,是否需要设立知识产权部门?

   答:可以不设置知识产权部,但组织机构图要体现知识产权管理职能。

   15、标准中哪些条款可以删除?

   答:标准中7.3.2、7.3.3、7.3.4、7.3.5、7.4.3可以删减,是否删减由企业自行决定,删除以后证书的认证范围中不再体现相关条款的内容。对于删减条款是否合理,审核组在现场审核时会予以核实。其他条款的删减可以根据企业的具体情况,由审核组来决定。

   16、研发型企业不涉及生产,比如软件开发公司,可以申请知识产权管理体系认证吗?

   答:可以。

   17、程序文件、记录文件必须提交吗?

   答:标准中要求的10处程序文件必须提交,记录文件随程序文件一并提交。

   18、企业要承担审核员往返的交通费吗?审核员都是从北京出发吗?

   答:我公司本着为企业节省费用的原则,一个审核组一次至少安排两家或两家以上的企业进行审核,每家企业只需要承担审核员单次的交通费及食宿费即可,但个别企业特殊要求的情形除外。审核员不一定从北京出发,公司一般会本着便利企业、为企业减负的原则,根据企业所在地就近安排审核人员,以减少企业成本。

   19、企业通过了质量管理体系认证,相关与知识产权认证重合的文件是否可以沿用?如果可以,怎么编号?

   答:能否沿用,要看是否符合企业知识产权管理的要求。文件编号可按照文件控制程序的规定进行。

   20、知识产权管理体系覆盖范围与主营业务范围的关系?

   答:知识产权管理体系覆盖范围要小于/等于主营业务范围,最终的覆盖范围以证书确认件范围为准。

   21、主要业务流程图,可以交总的流程图吗?还是必须要交每一环节细致的流程图?

   答:都可以,只要能清楚表达各个过程之间的相互关系即可。

   22、受理的条件?

   答:受理要满足三个条件:签订认证合同、缴纳认证费用、提交完整的申请材料,即可受理。

   23、文审什么时候做?

   答:完成受理后即可做文审。

   24、现场审核通过后多久可以获证?获证后如何查询获证信息?

   答:现场审核通过后,相关审核资料进入审定流程,审定通过后一周左右即可获证。获证后,我公司会及时将获证信息上报认监委,获证企业可登录认监委网站查询获证信息或登录我公司网站查询。

   25、现场审核通过后都可以获证吗?

   答:现场审核通过后,根据不符合项的多少和严重程度,企业应在审核组规定的期限内完成整改之后,审核组关闭不符合项并提交审定,审定通过后即可获证。

   26、证书内项目变更需要提交什么材料?

   答:认证企业有地址、名称等项目发生变动,可以向公司业务部提交《证书变更申请表》(可在公司网站下载)及相关材料,并缴纳换证费100元。

   27、监督审核需要提交什么材料?会提前通知吗?

   答:根据工作流程,公司业务部会在监督审核前两个月给企业发送监督审核通知书,并附所需填写的文件材料,通知并联系监督审核时间。

   28、监督审核时可以申请扩大范围认证吗?

   答:可以,扩大或缩小范围都可以申请,需要现场审核时进行确认。

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