翠玉采办人员来说，编写采办预算里最重要的任务就是要限制采办成本。由于成本是和收入相比较的一个概念，所以单方面谈成本的高低是没有意义的，只有将收入和成本进行比较得出差异，并且是企业期望的正差异，这样的成本才是企业最希望看到的。
编制采办预算时就要将成本限制在这个合适的数字，要限制采办成本可以从以下几方面入手：
1.研究产品或服务的功能
针对产品或服务的功能加以研究，以最低的生命周期成本，透过剔除简化、变更、替代等方法，来达到降低成本的目的，这种研究一般被称为价值工程。价值工程是针对现有产品的功能、成本，做系统的研究与分析，但现今价值分析与价值工程已被视为同一概念使用。
2.优化产品设计
在设计开发时就注意到材料、器件的选用，以合适的而不是最好的物料用于新产品中，使得产品在保持性能满足市场要求的情况下达到最低的成本。
产品的设计开发处在开始阶段，一旦新产品定型，其所使用物料也就基本确定，虽然日后可能会对部件进行部分更改，但一般来说幅度不会很大，也就是说新产品的成本也基本确定。既使通过日后对零部件降价来降低成本，但这种通过零部件降价带来的收益是十分有限的。在产品的设计开发阶段就要对所用物料、部件进行权衡选择，使零部件和产品的市场定位相匹配，做到合理成本，防止出现“质量过剩”或“质量不足”的现象，使产品具有最佳的性价比。
3.建立目标成本管理系统
目标成本管理就是在企业预算的基础上，根据企业的经营目标，在成本预测、成本决策、测定目标成本的基础上，进行目标成本的分解、限制分析、考核、评价的一系列成本管理工作。它以为预算核心，管控为手段，效益为目的，对成本进行事前预算、日常限制和事后考核，从而形成一个全企业、全过程、全员的多层次、多方位的成本管控系统，以达到少投入多产出获得最佳经济效益的目的。
4.杠杆采办
避免各自采办，造成组织内不同事业单位，向同一个供应商采办相同零件，却价格不同，但彼此并不知的情形，无故丧失节省采办成本的机会。应集中扩大采办量，而增加议价空间的方式。
5.联合采办
通过统计企业不同采办单位的需求量，以获得较好的折扣价格。那些需求量不大的企业或委托第三方采办。
6.价格与成本分析
这是专业采办的基本工具，了解成本结构的基本要素，对采办者是非常重要的。如果采办不了解所买物品的成本结构，就不能算是了解所买的物品是否为公平合理的价格，同时也会失去许多降低采办成本的机会。
7.产品规格的标准化
为不同的产品项目或零件使用共通的设计、规格，或降低订制项目的数目，以规模经济量，达到降低制造成本的目的。
8.利采办
通可以减少信息不畅通问题，在最大限度上降低采办成本利可以将采办信息进行整合和处理，统一从供应商订货，以求获得最大批量折扣。
利将生产信息、库存信息和采办系统连接在一起，可以实现实时订购，企业可以根据需要订购，最大限度降低库存，实现“零库存”管理，这样的好处是，一方面减少资金占用和减少仓储成本，另一方面可以避免价格波动对产品的影响。
以上的成本降低手法，如何选择适合的，在拟定采办策略的时候，应同时考虑下列几项采办情况：1.所采办产品或服务的型态；2.产品所处的生命周期阶段；3.年需求量与年采办总额；4.与供应商之间的关系。
首先，所采办产品或服务的型态，是属于一次性的采办，或者是持续性的采办。这应是采办最基本的认知，如果采办的型态有所转变，策略也必须跟着作调整，持续性采办对成本分析的要求远高于一次性采办，但一次性采办的金额如果相当庞大，也不可忽视其成本节省的效能。
其次，年需求量与年采办额各为多少，这关系到在与供应商议价时是否能得到较好的议价优势。但采办量又与产品的生命周期所处的阶段有直接的关系，产品由导入期、成长期到成熟期，采办量会逐渐放大，直到衰退期出现，采办量才会逐渐缩小。
最后，则是与供应商之间的关系，从卖方、传统的供应商、认可的供应商，到与供应商维持伙伴关系，进而结为策略联盟，企业采办策略各不相同。
采办流程
一、依据企业的性质、规模建立完善的采办架构及公司的采办流程控制。
二、 分工明确，确定岗位责任制。签订月度个人业绩目标考核表。
三、 确定采办的审批权限，做到有效的监控。
1.完善采办基础管理：包括采办物资的分类、分等与数据库建立；合格供应商评价标准的确定与供应商等级的划分及数据库建立； 各类物资标准库存量的制订、库存量的控制与库存周围率的提高（控制库存资金占用十分重要）；库存管理信息化与数据准确；滞呆料的防范与及时处理。
2．大宗采办要建立招标制度。
3．零散采办实行采办信息注册备查制度，有关采办品名、数量、商标、价格、厂家名称、采办地点、联系电话等信息要详细向公司稽查部门进行登记备查，公司可随时派人以第三方身份进行抽查。
4．采办流程分权运作，相互制约。由供应部门负责初选供应商，质量与技术等部门评价供应商的供货能力，对其资格进行认定，价格由财务部门负责监督与控制，付款由公司主要领导审批。
5．通过采办人员整合实现采办渠道整合，明确各采办人员所负责的采办物资，同一类物资须由同一人员、经同一渠道采办，除非是有计划的进行供应商的变量。
6．规范采办合同。采办合同明确规定供应商不得为销售其产品以不正当竞争的方式贿赂公司人员，否则按比例扣除其货款；合同还要明确有关采办返利的约定。
7．与供应商建立稳定的合作关系
稳定的供应商有较强的供货能力，价格透明，长期合作其对公司供应有一定的优先安排，能确保其供货的质量、数量、交货期、价格等。采办管理要十分重视提高整体供应链的竞争优势，要尽可能与优秀的供应商建立长期、稳定的合作关系，鼓励供应的产品与技术改进，持供应商的发展，必须时可与其签订战略联盟合作协议等等。
