专利费减备案系统是一项非常方便的政策方式，申请人或者是专利权人在备案系统中去办理备案，经过审批合格的就会在一个自然年内申请专利或缴纳专利费用，可以根据《专利收费减缴办法》的规定来请求减缴相关费用，不需要逐件的提交证明材料。
自2016年8月1日起申请人或专利权人，就可以在备案系统中办理备案，而且自2016年9月1日(含)起的所有专利费减业务，都必须要提前在备案系统中办理备案，备案申请提交了之后，再提交纸件申请材料的需要到指定的备案审核机构进行核验。
自2016年9月1日(含)起的专利申请请求书，以及与中间文件配套使用的《费用减缓请求书》将会进行适应性的调整，申请人在提出专利申请时请求专利费减的，只需要在专利申请的请求书中勾选“□请求费减且已完成费减资格备案”就可以了，并且填写专利费减备案证件号，申请人或者是专利权人在申请日后请求费减的，就需要提交《费用减缴请求书(申请日后提交适用)》，并且填写专利费减备案证件号。
国家知识产权局专利局已经完成了备案系统技术准备工作，将于9月1日—3日上线切换，在此期间CPC、EAC以及电子申请的批量接口系统将会暂停服务，为了避免对各项业务造成不必要的延误和后果，现在对各项专利代理机构、申请人以及专利权人的提醒如下：
(一)9月1日至3日无法通过电子方式提交新申请文件;
(二)到期的专利申请中间文件在9月1日之前应提交完毕;
(三) 9月1日至3日国家知识产权局专利局受理大厅及深圳专利代办处无法正常打印或寄出受理通知书以及缴费通知书。
(四)按照《深圳市知识产权专项资金管理办法》第十一条第一点规定，对非电子申请的国内发明的专利是不予资助额，对电子申请率没有达100%的专利代理机构是不予资助的。
